Excelで名寄せをするには？やり方と使える関数を紹介！

データベースに重複したデータが保存されていると、顧客に同じ内容のDMを複数送ってしまう可能性があります。自社でもデータが重複していないか不安な場合には名寄せをしてみましょう。今回はExcelで名寄せをする方法を解説します。

そもそも名寄せとは？

そもそも名寄せとは何なのか分からない方もいるでしょう。名寄せというのは、複数のデータベースに登録されている重複データを抽出して統合する作業のことです。
 
企業ではさまざまなチャネルで顧客情報を収集しています。そのため、同じ顧客の情報を収集して登録してしまうことがどうしても起こってしまうのです。
 
名寄せをしないと、同じ顧客に対して同じ方法で複数回アプローチをしてしまいます。営業の業務効率が悪化するのに加えて、顧客からの信頼を損ねるおそれもあるため名寄せをしましょう。

名寄せを行うメリット

営業リストなどの顧客データを活用する際には、名寄せが重要です。名寄せを行うことで次のようなメリットが得られます。 

正確な顧客情報でミスを削減できる

名寄せを行えば、表記の違いなどで生じた重複データが統合されます。ひとりの顧客に対して、同一のDMを複数送付してしまうなどのミスを防止できるのがメリットです。顧客に対して不信感を与えずに済むのはもちろんのこと、手間の削減にもつながります。

顧客に適切なアプローチができる

顧客の属性や購入履歴などをもとにしてアプローチ方法を変えることで、より効果的な営業活動を実現できます。そのためには正確な顧客データが必要です。顧客データに重複や誤りがあると、効果の薄い方法でアプローチしてしまうかもしれません。
 
名寄せを行えば、顧客データの正確性が担保されるため、顧客ニーズに合った適切なアプローチを実現できるのがメリットです。受注までの流れも効率化できます。

コストの削減ができる

営業部門とマーケティング部門で顧客データを別々に管理しているところもあるでしょう。このことが無駄なリソースの消費につながっているケースも多いです。
 
名寄せを行って統一されたデータを整えれば、そのデータを部門間で共有できます。重複業務や無駄なリソースの消費が抑えられるのがメリットです。組織全体でコスト削減につながります。

名寄せをする上で必要なプロセス

名寄せを行う際には、次のようなプロセスが必要です。

1.対象データの調査

最初に名寄せしたい項目がどのような形で入力されているのか調査しましょう。また、リスト化するにあたって、抽出する項目も決めます。
 
そして、最終的にどのような形でまとめるのか決めておきましょう。例えば、顧客ナンバーやIDなどを基準にしてまとめるという具合です。

2.必要なデータの抽出

名寄せのために必要なデータを抽出し、項目の表記ゆれを確認しておきましょう。
 
例えば、氏名の項目に関してひとつの項目にしている場合もあれば、「氏」と「名」に分けている場合もあります。また、住所であれば「都道府県」や「市町村」などを別項目で設けていることもあるでしょう。
 
入力形式を統一しないと、同じデータがあっても認識できません。データを分けているものに関しては、ひとつにまとめるなどして形式を揃えておく必要があります。

3.データクレンジング

入力形式を揃えても、表記にばらつきが見られることもあります。例えば、住所の番地が漢数字で記載されているデータと算用数字で記載されているデータが混在しているようなケースです。空白やハイフンの有無などで、表記方法が異なるデータもあるでしょう。
 
そのような表記方法のばらつきを、あらかじめ決めておいた形式に従って修正します。

4.データのマッチング

最後に行うのはデータのマッチングです。データクレンジングで表記方法が統一されれば、重複データを明確に判別できるため削除しましょう。
 
重複したデータがない状態になったら、企業IDなどを付与して重複のないデータベースをつくります。
 
新たなデータを加える際には入力方法のルールをつくるなどすれば、表記ゆれなどを減らせるでしょう。精度の高いデータベースを維持できます。

Excelで名寄せをする方法

名寄せで必要な各プロセスは、Excelの関数を使って行えます。まずは、データをひとつの表にまとめましょう。それから、関数を使用してデータの抽出やクレンジングなどを行って整理していくという具合です。
 
では、Excelで名寄せをする際に使用できる関数や機能について、プロセス別に見ていきましょう。

データの抽出で使える関数

データの抽出で使えるのは次の2つの関数です。

VLOOKUP関数

VLOOKUP関数は、検索値・範囲・列番号・検索の型を指定して縦方向に検索し、対応するデータを抽出できます。項目が揃っていない複数のファイルからデータを抽出したいときなどに便利です。

XLOOKUP関数

XLOOKUP関数は比較的新しい関数で、2020年にリリースされました。VLOOKUP関数と良く似ていますが、引数が6つあり、より複雑な検索ができます。検索範囲を自由に設定できるため、複数の列にまたがったデータの抽出も可能です。
 
ただし、Excelのバージョンによっては、XLOOKUP関数に対応していない場合もあります。

データクレンジングで使える関数と機能

データクレンジングで使える関数は次の4つです。また、関数以外にもExcelに備わっている機能でデータクレンジングに使えるものがあります。では、それぞれについて見ていきましょう。

TRIM関数

TRIM関数は、スペースを削除したいときに使用する関数です。TRIM関数の引数には文字列が入力されているセルを指定します。
 
TRIM関数で指定したセルの文字列の文頭や文末にあるスペースを削除します。文字と文字の間にあるスペースはそのまま残されるため、必要なスペースまでは削除されません。スペースが2つ続けてある場合には削除されます。
 
登録されているデータベースに含まれている余計なスペースを削除したい場合に便利です。

ASC関数/JIS関数

ASC関数とJIS関数は半角と全角が混在しているデータの表記を統一したい場合に便利です。いずれも文字列が入力されているセルを引数に指定します。
 
ASC関数のほうは、指定されたセルに含まれる全角文字を半角文字に変換するというものです。JIS関数のほうは、逆に半角文字を全角文字に変換します。

CLEAN関数

CLEAN関数も文字列が入力されているセルを引数に指定して使用する関数です。指定したセルの文字列に含まれる改行を削除して1行の文字列に変換します。改行以外の部分に関しては、元の文字列のままです。
 
主に住所などのデータで、途中で改行を入れて入力されているものが含まれる場合に、1行での表記に統一するのに活用できます。

IF関数

IF関数は引数で条件をしていて、該当するセルを絞り込むのに使用する関数です。引数には、「条件」「合致する場合の表示」「合致しない場合の表示」の3つを指定します。条件は等号または不等号を用いた表記で指定できます。
 
取引金額で顧客を分類している場合などにIF関数を使用すると便利です。 

オートフィルター機能

オートフィルター機能は、データを自動的に分類し、該当するデータを抽出できる機能です。対象とするセルを選択した状態で、ホームタブの「並び替えとフィルタ」をクリックすると使用できます。関数よりも簡単に使用できて便利です。
 
IF関数を使用しなくても、オートフィルターで対応できる場合もあります。

データのマッチングで使える関数

データのマッチングを行う際には、次の2つの関数を使用できます。

COUNTIF関数

COUNTIF関数は、引数でセルの範囲と条件を指定して、条件に該当するセルの数を表示できる関数です。重複しているデータの有無を確認して削除するときなどに使用できます。

並び替え機能

Excelにはソートという機能があり、データの並び替えができます。例えば、氏名などの文字列なら、五十音順やアルファベット順などです。数字の場合には昇順や降順で並び替えできます。
 
郵便番号や社名で並び替えると、重複したデータを見つける際に便利です。

名寄せ運用のポイント

名寄せを安全かつ効率的に実施するためのポイントを見ていきましょう。

個人情報保護

名寄せの際には、顧客の個人情報を扱うため、細心の注意を払わなければなりません。
 
情報の照合が不十分なまま名寄せを行うと、複数の顧客のデータが混ざってしまうなどのミスが発生する可能性があります。混ざったデータをもとにして営業活動を行うと、個人情報の漏洩につながりかねません。
 
特に同姓同名の顧客がいる場合には、氏名だけを見て照合するとミスの原因になりやすいです。電話番号やメールアドレスなど複数の情報を見て慎重に照合するようにしましょう。
 
また、個人情報保護法などの法令遵守も徹底する必要があります。

クレンジングの徹底

名寄せしたデータの品質を高めるためには、定期的なデータクレンジングを徹底しなければなりません。
 
表記揺れがあると、同一のデータでも異なるデータとして認識してしまう可能性があります。そうなると、名寄せをしても十分な効果が得られません。

データの入力ルールの徹底

データクレンジングとあわせて、データ入力の時点から一貫したルールを設けることが大切です。表記統一マニュアルを作成して社内で共有しておきましょう。
 
例えば、顧客名の表記に関しては、漢字・カタカナ・全角・半角などをあらかじめ決めておくという具合です。住所に関しては、番地や建物名の表記順序を決めておくと表記揺れの防止につながります。
 
電話番号もハイフンの有無などで表記揺れが生じやすいため、フォーマットを統一しておくのが良いでしょう。

名寄せにはSFAの活用がおすすめ

Excelでの名寄せは低コストで行えますが、関数を多く使用するためファイル容量が増え動作が重くなってしまうのが難点です。また、関数を複数使いすぎると、データが破損してしまうおそれもあります。
 
そこで、名寄せにはSFA（営業支援システム）を活用するのがおすすめです。SFAを利用すれば、ひと目ですべての情報・内容・進捗などを把握でき、重複データも見つけやすくなります。
 
Excelでデータを管理する場合には、横長のリストになりがちです。スクロールが必要になることも多く見づらいでしょう。SFAなら、そのようなことはなく快適に使用できます。
 
営業チームにSFAを取り入れるなら、ぜひSALES GO ISMをご検討ください。
 
SALES GO ISMは、シンプルなUI/UXで誰でも簡単に操作できるSFAです。顧客情報のほか、各担当者のタスクや商談の進捗などを一元管理できるため、営業活動に必要な情報をすぐに見つけられます。
 
また、データを入力するだけで営業状況が数値として自動反映されるので、営業活動における意思決定をスピーディーに進めることが可能です。
 
営業活動の効率化で成果アップを狙いたい企業は、ぜひ下記よりお問い合わせください。
 
SALES GO ISMへのお問い合わせはこちら

まとめ

名寄せは重複するデータを統合する作業のことです。企業では同じ顧客の情報を重複して登録してしまうことがあるため、名寄せを行う必要があります。
 
名寄せはExcelの関数や機能を使用して行えば、コストはほとんどかかりません。しかし、手間がかかり、ファイルも重くなってしまうため、SFAツールを利用するのが便利です。まだSFAツールを導入していない場合には、これを機に導入を検討してみましょう。