営業管理にはSFAとExcel（エクセル）のどちらを選ぶべき？

営業先が拡大すると、管理が大変になります。営業管理の煩雑化を解消するためには、ツールの利用が有効です。営業管理で扱うツールとして、SFAやExcelがあげられますが、どちらを利用すべきか悩んでいる企業もいるでしょう。
 
今回は、SFAやExcelで管理すべき情報、ExcelとSFAのメリット・デメリットについて解説します。

SFA・Excelで管理すべき情報

SFAまたはExcelを使って管理すべき主な情報を紹介します。

顧客情報

顧客情報とは、顧客の名前や電話番号、メールアドレス、取引先担当者の役職など、顧客に関わる情報のことです。BtoBの場合、顧客は企業、コンタクト先は企業の担当者です。
 
顧客管理では、既存の顧客だけでなく、見込み顧客も管理します。顧客の状況に沿った適切な提案のために、顧客情報は役立ちます。

実績情報

実績情報とは、受注件数や売上高、担当者別の実績など、会社や個別の実績に関わる情報のことです。
 
基本的に、実績と目標はセットで管理します。実績と目標を比較することによって達成度合いが把握できるほか、担当者のモチベーション維持や向上にもつながるためです。

案件情報

案件情報とは、企業の担当者、チャネル（接点や経路）、商談フェーズなど、アポイントから成約までの商談情報のことです。
 
案件情報を管理することで案件を可視化できるため、アプローチ漏れの防止、案件の重要度の区分などができます。

行動情報

行動情報とは、コール件数や訪問件数、商談時間など、アポイントから成約に至るまでの担当者や商談先の行動に関する情報のことです。
 
行動情報を管理することで、データとして担当者の行動が可視化されるため、目標達成までの行動や担当者別の課題を把握できます。

Excelで営業管理するメリット・デメリット

Excelで営業情報を管理するメリットとデメリットを紹介します。

メリット

まず、Excelで営業管理するメリットを3つ紹介します。

導入しやすい

Excelのメリットは、導入が簡単なことです。社内ですでにExcelを利用している場合は、すぐに使い始められます。
 
さらに、Excelは一般的に広く使われている表計算ソフトであるため、使い方を改めて教育しなくても済みます。操作面においても取り入れやすいのが、Excelを利用するメリットです。

追加のコストがかからない

Excelを導入済みの会社であれば、追加のコスト負担なく営業管理にExcelを活用できます。営業管理のためだけにコストをかけなくて済むのがExcelのメリットです。
 
また、Excelであれば利用者数に応じて料金が発生する仕組みではないため、利用人数を気にしなくて済みます。

アレンジできる

Excelはシートを自由に編集できるため、さまざまなアレンジができます。使い勝手を意識した配置やグラフの挿入など、自社に合ったカスタマイズができるのがポイントです。
 
ExcelなどのOffice系ソフトには、テンプレートも用意されています。無料で使えるものもあり、テンプレートを活用すれば一から作らなくても、簡単に営業管理用のシートを作成できます。

デメリット

Excelを営業管理で利用するデメリットを3つ紹介します。

複数管理が難しい

PCにインストールして利用するExcelは、そもそも複数人で同時に編集できません。共有しているExcelシートを編集する場合は、入力時だけ編集の状態にして、データを閲覧するだけのときは読み取り専用で開く必要があります。
 
しかし、入力に一定のルールが設けられていないと、誰かが編集の状態のままで、必要なときに入力できないといったトラブルが起きる可能性があります。
 
複数での同時利用の問題を解決するために、個別にExcelシートを管理して後から集計するのも方法のひとつです。しかし、情報が重複するなど、データの統合で問題が生じる可能性もあります。
 
Microsft365を利用している場合は、複数ユーザーとの共同編集が可能です。ただし、最新バージョンであること、Microsft365にサインインしていることなど、条件を満たす必要があります。

ほかのツールと紐づけできない

Excelでは、自動で入力したデータの同期や更新ができません。そのため、ほかのツールに入力したデータを改めて入力する、あるいはExcelで入力した営業情報をほかのツールで再度入力する必要があります。
 
ほかのツールとの連携が難しく、毎度、情報を反映させる手間がかかるのもExcelのデメリットです。

更新に手間がかかる

営業周りの情報を最新の状態にするには、適宜更新する必要があります。しかし、Excelの入力は基本的に手動であるため、手間がかかるのがデメリットです。
 
営業管理シートが適切に更新されず、古い情報のままであったばかりに、営業活動に効率良く活用できない可能性もあります。
 
さらに、Excelは、データ量が増えるとファイルが重くなる傾向があります。特にマクロを使用したデータは重くなり、動きが遅くなりがちです。シートの操作に支障が出ることも考えられます。

SFAで営業管理するメリット・デメリット

SFAを利用した営業管理にはどのような特徴があるのか、メリットとデメリットを取り上げます。

メリット

まず、SFAで営業管理するメリットについて3つ紹介します。

ほかのツールと紐づけできる

SFAであれば、データの紐づけが自動で行われます。少ない項目を入力するだけで済むため、Excelほど入力に手間がかかりません。また、既存のツールとも連携しやすく、情報収集も容易です。

データ分析ができる

入力した情報をもとに自動で集計できるため、Excelのように集計の範囲を区分したリ指定したりする手間を省けます。また、データをもとに自動でグラフ化やレポート出力が行われるので、簡単に情報を可視化できるメリットがあります。

同時作業や共有ができる

SFAは、基本的に複数人で同時に編集ができます。クラウド上での利用であれば、PCにダウンロードして使用する必要もなく、リアルタイムでの情報共有も容易です。

デメリット

SFAを営業管理で利用するデメリットを2つ紹介します。

定着までに時間がかかる

SFAは、社内に定着するまでに時間がかかる可能性があります。新しいツールの導入になるため、使い方を担当者に覚えてもらう必要があるからです。また、分析にはデータの蓄積が必要なので、データを活用できるまでにも時間がかかります。

導入コストが発生する

Excelのように既存のシステムを利用せず、新たに導入するため、システム利用料などのコストが発生します。費用面を含め、自社に適したSFAを選定する必要があるのがデメリットです。

ExcelとSFA、どっちを使うべき？

ExcelとSFAは、それぞれどのような会社に向いているのか解説します。

小規模（～5人）ならExcel

すでにExcelを利用している会社であれば、追加コストはかかりません。すぐに利用できるため、管理項目が少ない小規模企業での利用に向いています。
 
また、Excelは広く普及している点から、担当者のITリテラシーが低い場合でも取り入れやすいです。ただし、Excelでなくても直感的に操作できるSFAであれば、問題を解決できる可能性があります。

業務効率化ならSFA

SFAは、Excelと比較して、データの紐づけや分析に優れています。情報の可視化や共有は営業効率の向上につながるため、業務効率化や事業の成長を重視するなら、SFAがおすすめです。
 
SFAを選択すべき企業規模の判断基準は、活動情報などのデータがある程度蓄積できるかです。
 
また、内部監査に耐えられるかどうかもSFAを選択する基準になります。SFAは監査ログを残せるため、上場準備中の企業や上場している企業にはSFAが向いています。

営業管理をSFAでするならSALES GO ISMがおすすめ

SALES GO ISMは、営業管理で「これさえあればいい」といった機能が搭載されたSFAです。業界初の4Dフェーズ管理で、商談、商材、企業、人別に管理でき、効率良く営業管理ができます。
 
使いやすさも魅力のひとつです。シンプルなUI/UXで、顧客台帳を更新する感覚で誰でも直感的に利用できます。自由にデータベースの作成もできるため、機能面も充実しています。
 
充実したサポートもSALES GO ISMの魅力です。導入時に迷いやすいフェーズの設計や必要項目はSALES GOが作成します。営業戦略や商談獲得も徹底サポートしており、利用設定や分析に不安がある企業様でもご利用いただけます。
 
費用は月々15,000円～と低コストなので、スモールスタートで始められるのもポイントです。営業管理をSFAで行うなら、SALES GO ISMのご利用をぜひご検討ください。
 
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まとめ

営業情報はExcelでも管理できますが、規模が大きくなると難しくなります。また、データの連携や共有には向いていないことから、入力の手間がかかります。営業管理をスマートかつ効率良く行うなら、SFAが便利です。