商談管理を成功させる3つのポイント｜効率化に適したツール

商談の担当者や進捗状況を把握する「商談管理」は、顧客に適したアプローチをするために欠かせない管理です。商談管理をしておくことで、業務の属人化を防ぐことにもつながるため、業務効率化にも役立ちます。
 
今回は、商談管理に記載する項目や成功のポイント、効率化に適したツールを紹介します。

商談管理とは

商談管理とは、商談の進捗状況を記録・管理することです。商談をスムーズに進行することを目的とし、獲得チャネルや案件の担当者、受注確率などの情報を細かく記録します。
 
商談管理と似た言葉に「案件管理」がありますが、案件管理は各案件の情報をすべて管理することです。商談管理は、商談に関する情報のみを扱います。

商談管理の重要性

適切に商談管理することは、業務の属人化を防ぐ上で重要です。営業では、担当者が顧客の情報を個別で管理するケースが多くみられます。商談に関する情報は多岐にわたり、個人で管理していると、担当者が急に休んでしまった際に「対応できる社員がいない」といった事態に陥るでしょう。
 
適切に商談管理できていれば、チーム間で正しく情報共有でき、業務の属人化を防げます。また、担当者を変更する際も過去の商談記録をもとに引き継ぎが可能です。
 
商談管理にITツールを用いれば、商談記録の入力や情報の共有もスムーズになり、営業担当者の業務負荷も軽減できます。
 
ほかにも、商談管理によって蓄積されたデータは、分析して次の商談を有利に進める際にも役立ちます。顧客のニーズや希望、過去の取引の傾向を踏まえて、有効な営業戦略を立てることが可能です。

商談管理に必要な項目

ここでは、商談管理に必要な項目を6つピックアップして紹介します。ただし、業界や扱う商材によって異なる場合があるため、必要に応じて柔軟に項目を追加してみてください。

獲得チャネル

獲得チャネルは、顧客がどのチャネルから商品やサービスに辿り着いたのかを記録する項目です。獲得チャネルを記録することで、顧客が抱える悩みや課題、ニーズを把握する際に役立ちます。
 
また、「SNS」「Web広告」「テレアポ」など、どのチャネルが効果的であるのかも統計が取れます。流入の多いチャネルに対しては積極的に投資する、といった意思決定に活かせる点もメリットです。

案件の担当者

誰が案件を担当しているのか、担当者を記載しましょう。担当者が不明な場合、顧客とのトラブルが生じた際などに責任の所在がわからなくなり、適切な対応が取れなくなる可能性があります。また、顧客対応がたらい回しになり、不満やクレームにつながるおそれもあります。

進捗状況

案件の進捗状況を把握することは、業務の属人化を防ぐためにも欠かせません。担当者が不在の場合、第三者が業務を引き継ぐ際に進捗状況がわかっているとスムーズに進められます。
 
また、営業部門のマネジメントにおいて、管理者は各案件の進捗状況に応じて担当者に適切なフィードバックが可能です。進捗を把握することは、受注の見込みや売上予想を立てる際にも役立ちます。

受注確率

受注確率を記録しておくと、受注に向けてリソースを確保したり、計画を立てやすくなったりします。受注確率が低い場合は、その原因を分析して次のアプローチに活かせます。

受注予定日

受注予定日を記録しておくと、案件受注までのタスクやスケジュールが管理しやすくなります。受注後の納品フローやスケジュールが見えているだけで、顧客に対してのアクションや事前準備の精度が変わってきます。

売上予想

売上予想が記録されていると、見積もりの精度が向上します。また、売上は営業戦略を大きく左右する要素であるため、売上予想が正確であると、部門全体のリソース配分や戦略の立て直しもしやすくなります。

商談管理の主な方法

商談管理の方法は、主に「紙」「表計算ソフト」「ITツール」の3つがあります。それぞれメリット・デメリットがあるため、自社の予算や目的に合わせて商談管理の方法を選びましょう。
 
ここでは、商談管理の方法について紹介します。

紙

紙の日報や週報などで商談管理する方法です。誰でもできるシンプルな方法であり、コストがかからない点がメリットといえます。また、ネット回線のない場所でも商談記録を記入できる点も魅力です。
 
とはいえ、紙での商談管理は問題点も多く、有効な方法とはいえません。物理的に記入することから手間もかかる上、書き損じた際の修正も面倒です。また、手書きだと人によっては「見にくい」「読みにくい」といった問題が生じる場合もあります。
 
情報の集計にも膨大な手間と時間がかかるでしょう。ほかにも、紙ベースでの管理は紛失のリスクが高く、セキュリティ面にも不安があります。 

Excel／Googleスプレッドシート

表計算ソフトである「Excel」または「Googleスプレッドシート」を活用して管理する方法があります。いずれも、商談管理に限らず、情報の記録や共有の手段として定番のツールです。
 
Excelをすでに導入している会社であれば、追加でかかる費用はありません。Excelがない場合でも、クラウドサービスのGoogleスプレッドシートを利用すれば、無料で商談管理できます。
 
これらの表計算ソフトを活用するメリットは、関数を用いてデータの集計ができることです。また、クラウドで完結するGoogleスプレッドシートであれば、入力したデータが即時反映され、メンバー間での情報共有がスムーズになる点も魅力といえます。
 
一方で、フォーマットの作成に手間がかかる点はデメリットです。ネット上に掲載されている無料のテンプレートをダウンロードして活用することも可能ですが、自社好みにカスタマイズする場合には、関数の知識やPCのスキルが求められます。そのほか、入力や更新の手間もかかる上に、ファイルの管理が煩雑になりやすい点にも注意が必要です。

SFA（営業支援システム）

SFA（Sales Force Automation）は「営業支援システム」のことで、営業におけるさまざまな業務をサポートするツールです。SFAには商談管理機能が搭載されており、Excelと違って営業支援に特化していることから、運用しやすい点がメリットです。
 
入力や管理がスムーズになることで、担当者の負担も軽減でき、Excelで生じやすいヒューマンエラーの防止にもつながります。また、商談管理機能以外にも営業に役立つ機能が搭載されています。
 
高機能で安く、誰でも使いやすいSFAを探しているなら、SALES GO ISMがおすすめです。SALES GO ISMは、商談管理をはじめ、企業管理、担当者管理など、営業活動に必要な機能を搭載したSFAです。誰でも使えるシンプルなUI/UXで、既存のCRMとも連携できます。
 
クラウドサービスなので、高い初期費用やインフラ整備は必要なく、月15,000円～と手頃な料金ですぐに導入して運用を開始できます。利用人数に合わせて各種プランを用意しているので、お気軽にお問い合わせください。
 
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商談管理を成功させるためのポイント

商談管理を成功させるために、下記で紹介する3つのポイントを押さえておきましょう。

管理項目を明確に定める

管理項目が社員によってバラバラだと、商談管理が適切にできているとはいえません。社員によって進捗状況が記載されていなかったり、書き方が統一されていなかったりすれば、必要な情報を取り出しにくくなるほか、情報の統計や分析もしにくくなります。
 
社内で管理項目を明確に定め、フォーマットや記載方法などを統一させることで、誰でも必要な情報がスムーズに取り出せるようになります。管理項目は固定せず、柔軟に追加したり削除したりすることも大切です。

データを一元管理する

顧客や案件が増えるにつれ、扱う情報量が多くなります。しかし、顧客名や進捗状況、売上予測など、データが散在しないように一元管理することが大切です。
 
データを一元管理することで、情報の共有がスムーズになったり、必要な情報をすぐに取り出せたりと、生産性アップにつながります。データの一元管理で悩んでいる場合は、CRMやSFAなどのITツールの活用がおすすめです。

属人化を防ぐ

業務が属人化してしまうと、担当者が不在のときには、誰も顧客対応ができなくなります。その結果、営業機会を損失したり、顧客とのトラブルに発展したりする可能性も少なくありません。
 
属人化を防ぐために、商談管理の記録は誰が見てもわかるようにシンプルかつ明確にする必要があります。

まとめ

商談管理とは、商談の進捗状況を記録・管理することです。適切に商談管理ができていると、商談をスムーズに進められたり、業務の属人化を防いだりできます。商談管理する際は、管理項目や記載方法を明確に定め、より効果的に管理するためにはSFAなどのツールを導入すると良いでしょう。