案件管理を行うメリットとは？おすすめのツールも紹介

案件管理は、営業活動の効率化と情報共有において重要な役割を果たします。顧客情報や案件の進捗状況を一元管理することで、営業担当者の業務をスムーズに進め、属人化を防ぎます。また、データに基づく戦略的なアプローチが可能になるため、チーム全体のパフォーマンス向上も期待できるのです。
 
今回は、案件管理のメリットや、おすすめのツールについて詳しく紹介します。

案件管理とは？

案件管理とは、営業活動の進捗や顧客情報など、案件に関わる情報を一元的に管理することです。
 
ここでは、案件管理の必要性や商談管理との違い、必要とすべき項目について紹介します。

案件管理の必要性

営業担当者のパフォーマンス向上を図るためには、案件の進捗状況や関連情報を適切に把握することが重要です。
 
案件に関する情報が散在していると、必要な情報を見つけるのに時間がかかってしまいます。その結果、営業活動に支障をきたしてしまうおそれがあるでしょう。
 
また、案件管理は情報の属人化を防ぐためにも重要です。担当者の異動や退職があっても、これまでの情報が適切に保存されることで、新しい担当者がスムーズに業務を引き継ぐことが可能です。
 
これにより、業務の一貫性が保たれ、営業チーム全体の効率が向上します。

案件管理と商談管理の違い

案件管理と商談管理は、似ているようで異なる概念です。
 
案件管理は、各案件に関わるすべての情報を取り扱います。具体的には、案件名や顧客の基本情報、商談の経緯など、幅広い項目が対象です。
 
一方、商談管理は、商談に関する情報を管理します。商談の進捗状況や受注確率などが主な項目であり、商談の成約率を上げることが目的です。
 
案件管理はより広範な情報を管理するのに対し、商談管理は商談そのものの詳細に焦点を当てています。

案件管理に必要な項目

案件管理を行う際には、下記の項目を管理することが重要です。
 
・案件名
・取引先名
・商談日
・担当者
・対象商材
・顧客の基本情報
・商談の経緯
・商談の内容
・見込額
・受注確度
・商談の進捗
 
これらの項目をしっかりと管理することで、案件の進捗状況を正確に把握し、営業活動を効率的に進めることができます。

案件管理のメリット

案件管理を導入することで、営業チームのパフォーマンスが向上し、組織全体の効率が改善される可能性があります。具体的なメリットとして、下記の4つがあげられます。
 
・受注確度が高まる
・属人化を防止できる
・分析しやすくなる
・他部署との連携がスムーズになる
 
それぞれのメリットについて、詳しく紹介します。

受注確度が高まる

案件管理を効果的に活用することで、顧客から得た情報を整理し、案件の状況をより正確に見極めることができます。顧客のニーズに合わせたタイミングで最適なアクションを取ることができれば、受注確度が高まるでしょう。
 
営業活動が効率的に進むため、受注のチャンスを逃すことなく、確実な成果を上げることができます。

属人化を防止できる

案件情報を可視化し、共有することで、営業組織内の属人化を解消させることが可能です。特定の担当者だけが案件情報を把握している状態を避けることができ、営業活動の質を均一化することにもつながります。
 
その結果、情報の漏れや遅れが減り、チーム全体での一貫した営業活動が実現します。

分析しやすくなる

案件管理ツールを利用することで、商材や期間ごとの売上見込みや実績を簡単に分析できます。
 
また、グラフや表を使って視覚的にデータを把握できるため、営業フェーズごとの移行率を比較し、成果が出ていない営業のボトルネックや改善策を立てるのも容易になるでしょう。
 
データに基づいた戦略的なアプローチが可能となり、営業の効率がさらに向上します。

他部署との連携がスムーズになる

複数の部署や部門が関与するケースにおいても、案件管理をすることで円滑な連携が図れます。
 
案件管理により、企業に関連する情報を一元的にまとめれば、全体で連携できる体制を整備でき、どの部署・部門からも必要な情報にアクセスできます。
 
業務の進行がスムーズになり、部門間のコミュニケーションが改善されるでしょう。

案件管理に活用できるツール

案件管理を効率的に行うためには、適切なツールの選定が重要です。ここでは、案件管理に役立つツールをいくつか紹介し、それぞれのメリットとデメリットを解説します。 

Excel

Excelは、シンプルな表計算ソフトとして、案件の進捗状況やタスクの一覧を作成するのに適しています。
 
多くのPCにインストールされており、誰でも扱いやすいため、案件管理を始める段階で選ばれることが多いでしょう。
 
ただし、Excelのみでデータを紐づけたり、分析したりするには限界があります。また、情報の記入ルールを全員で統一しないと、データの一貫性が保たれず、正確な管理が難しくなることがあります。

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートは、Googleアカウントを持っていれば無料で利用できるため、導入コストがかかりません。案件の進捗を管理するためのシンプルな表を作成するのに適していますが、Excelと同様、分析機能には限りがあります。
 
そのため、案件管理に関する詳細な分析が必要な場合には、追加のツールや工夫が必要です。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、各担当者のタスクを一覧表として見える化できるツールです。複数メンバーが協働するプロジェクト全体の進行状況を管理が行えるため、個々のメンバーの行動も把握しやすくなります。
 
ただし、タスク管理ツールは主にタスクの管理に特化しており、案件全体の管理には限界があります。そのため、案件の進捗状況を詳細に把握するためには、別のツールと組み合わせる必要があるかもしれません。

SFA

SFA（営業管理システム）は、営業活動全般に関する情報を一元管理できるツールです。案件の進捗管理だけでなく、受注確度や見込額などの管理も可能です。
 
また、営業担当者の訪問履歴や提案内容の記録、進捗状況のリアルタイム管理などが行えるため、営業チーム全体のパフォーマンスを向上させる上でも非常に役立ちます。

CRM

CRM（顧客管理システム）は、顧客情報を一元管理し、顧客との関係を長期的に管理・強化するためのツールです。顧客の購買履歴や問い合わせ履歴を詳細に管理し、ターゲットを絞ったマーケティングキャンペーンを実施できます。
 
案件管理との相性は良いものの、CRMを導入するだけでは効果を発揮しないことがあるため、実際の運用には工夫が必要です。 

案件管理をするならSFAがおすすめ

案件管理を効率良く行うためには、SFAの導入が効果的です。SFAを活用することで、営業全体の進捗を把握しやすくなるため、顧客に応じた提案がしやすくなります。
 
SFAで営業効率化を図るのであれば、ぜひ「SALES GO ISM」をご検討ください。
 
「SALES GO ISM」は、直感的に操作できる「業界最後発」の営業管理システムであり、顧客台帳のような感覚でデータを入力できるため、スムーズに運用を進められます。
 
またた、商談、商材、企業、担当者の4つのフェーズでデータを管理できる「4Dフェーズ管理」を採用しているため、顧客に応じて最適なタイミングで提案することが可能です。
 
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まとめ

案件管理は、営業活動の効率化と顧客情報の一元管理を実現するために不可欠な手法です。進捗状況の把握や情報の共有化により、属人化を防ぎ、営業チーム全体のパフォーマンス向上に効果を発揮します。また、SFAなどのツールを活用することで、他部署との連携が円滑になり、より効果的な営業活動が可能になります。ぜひ適切な案件管理ツールを導入し、営業の効率化を図りましょう。