SFAで行動管理はできる？メリットや方法、注意点も解説

SFAは案件管理だけでなく、営業担当者一人ひとりの行動を可視化し、成果につなげるための行動管理にも活用できます。しかし「具体的にどのような行動まで管理できるのか」「本当に営業成果に効果があるのか」と疑問を持つ方も少なくありません。行動を数値で把握できなければ、課題や改善点も見えにくくなります。

今回は、SFAを活用した行動管理の方法やメリット、導入時の注意点について解説します。

SFAでの行動管理に使える主な機能として、スケジュール管理・案件管理・行動管理・ファネル分析の4つを解説します。

スケジュール管理

スケジュール管理機能を活用すると、営業担当者が商談日時やアポイントメント、出張といった営業活動に関わるスケジュールを一元的に登録・管理できます。

チーム全体でスケジュールを共有することにより、営業マネージャーが各担当者の動きを把握しやすくなり、適切なタイミングでのサポートや指示出しが可能になります。

納期や期限を明確にすることで、遅延やリスクを早期に察知し、問題の拡大を防ぐ対応が可能になる点も大きな利点です。

案件管理

案件管理機能では、案件のステータスや見込み客の情報、商談内容や受注金額など案件に関する詳細なデータを記録できます。各案件の進捗状況を可視化することで、どのフェーズで停滞しているかを把握し、必要な対策を打てるようになります。

また、営業マネージャーも同じ情報を共有できるため、チーム全体で案件の状況を正確に理解しながら営業活動を進められます。アクションの期間が空くと警告が表示される機能を持つSFAもあり、受注確度や進捗の把握がよりスムーズになります。

行動管理

行動管理機能を使うことで、アポイント獲得数や提案商材数、見積件数、商談時間、商談回数といった営業活動の行動データを細かく登録・追跡できます。

自身の行動を数値で把握することにより、営業担当者は何が不足しているのか、どの部分を改善すべきかが明確になります。

さらに、成績の良い担当者と伸び悩む担当者の行動パターンを比較分析することで、より効果的な営業手法を導き出し、チーム全体のスキル向上につなげられます。

ファネル分析

ファネル分析機能は、営業活動の各プロセスにおける進捗状況や離脱率を分析するためのツールです。見込み客の獲得から受注に至るまでの各フェーズ間の移行率を可視化することで、どの段階で案件が落ちているかを特定できます。

また、データに基づいて営業のボトルネックを把握することで、課題分析や戦略の見直しが行いやすくなります。担当者ごとの得意・不得意な分野も把握で

きるため、適切な人員配置や個別指導にも役立ち、組織全体の営業力や生産性向上につながります。

SFAで行動管理を行う具体的なメリットとして、目標設定・課題発見・ノウハウ蓄積・人材育成・人事評価の5つを解説します。

目標を定めやすくなる

行動管理を実施することで、営業における具体的な目標設定がしやすくなります。アポイント獲得数や訪問数、商談数といった行動データを把握することにより、何をどれだけ改善すべきかが明確になるためです。

例えば、アポイント獲得数が目標に届いていない場合には、アポイント獲得数を増やすことを具体的な目標として設定できます。また、商談数は十分なのに成約率が低い場合は、商談スキルの向上や提案内容の改善を目標にするとよいでしょう。

KGI（重要目標達成指標）やKPI（重要業績評価指標）から逆算しながら合理的な目標を立てることで、営業チーム全体のパフォーマンス向上につながります。

営業課題を発見できる

営業の行動管理を実施し、営業プロセスのさまざまな指標を可視化することで、営業活動がうまくいかない原因の発見につながります。

コール数やアポイント数、訪問数、受注数といった各段階のデータを分析することで、どこにボトルネックがあるのかを把握できます。

例えば、コール数が多いにもかかわらずアポイント数が少ない場合、テレアポリストの精度が低いかトークスクリプトに問題がある可能性が考えられます。

また、受注数が多くても解約率が高い場合は、顧客のアフターフォローが不足しているか、オーバートークによって期待値のギャップが生じている可能性があるでしょう。

このように行動管理を通じて営業活動全体を俯瞰することで、具体的な課題の発見と改善策の立案が可能になります。

ノウハウを蓄積できる

行動管理を行うことで、優秀な成績をあげている従業員とその行動パターンを把握できます。成績の良い従業員の商談方法やアプローチ手法、顧客対応のノウハウを分析し、成功事例として蓄積することができれば、チーム全体に良い影響をもたらします。

例えば、商談から契約につなげるのが得意な従業員のプロセスを共有すれば、他のメンバーもそのノウハウを学べます。

また、初回訪問での関係構築が上手い従業員のアプローチ方法を標準化することで、チーム全体のスキル向上が期待できます。

ノウハウの蓄積によって、新人教育や若手社員の指導もよりスムーズに行えるようになるでしょう。

新人や経験の浅い社員を即戦力化しやすくなる

SFAによる行動管理を活用すると、新人や経験の浅い社員に対して客観的なデータに基づいた適切な指導を行えます。

例えば、コール数は基準に達しているがアポイントが取れていない新人に対しては、トークスクリプトの改善やヒアリングスキルの強化といった具体的なアドバイスが可能です。

また、受注数は伸びているが顧客単価が低い場合には、商材の提案幅を広げるための指導ができます。

客観的なデータを活用しながら一人ひとりの課題を明確にし、適切な指導を行うことで、新人や経験の浅い社員でも早期に即戦力化できるようになります。結果として、営業部門全体の底上げにつながるでしょう。

人事評価に役立てる

行動管理を実施することで、どの従業員がどれだけの成果を上げているのかを正確に把握でき、より公正な人事評価が行えます。

売上や利益だけでなく、受注に至るまでのコール数やアポイント数、訪問数、商談数など、営業プロセスの各指標を定量的に評価できるからです。

成果主義に偏らず、営業担当者の日々の活動や努力を適切に評価することで、モチベーション向上や組織全体の士気の向上にもつながります。

また、各従業員の得意分野や成長プロセスを把握しやすくなるため、適材適所の人員配置や育成計画の立案にも役立つでしょう。

SFAを用いた行動管理の実践方法として、業務プロセスの分析からKPI設定、PDCAサイクルの実行、情報共有までの流れを解説します。

1.改善したい業務プロセスを見つける

まずは現状の業務プロセスを詳細に分解し、改善の余地がある部分を明確にすることから始めます。プロセスを調査する際には、誰が、いつ、何をしており、その結果がどうなっているかを可視化して、ボトルネックや無駄な作業を特定しましょう。

例えば、テレアポから商談、受注に至るまでの各段階で成果が出ていない箇所がないか確認します。アポイント獲得率が低いのか、商談数に対して成約率が低いのかなど、具体的な課題を洗い出すことが重要です。

この段階で改善すべき優先順位を決めておくと、その後の施策がより効果的になります。

2.KPIを設定する

調査したデータをもとに、実際に管理するための具体的な数値指標「KPI」を設定します。KPIは最終目標であるKGIを達成するための中間目標として機能するため、逆算して設定することが大切です。

具体的な流れとしては、まずKGIを明確にし、それを達成するためのKPIを設定します。次に、そのKPIを達成するために必要なタスクを洗い出します。

次に、タスクを重要度や緊急度に応じて優先順位化し、実行可能なスケジュールを作成しましょう。

例えば、月間商談数10件をKPIとする場合、アポイント率から逆算して必要なコール数を算出し、日次・週次の行動計画に落とし込むといった流れになります。

3.PDCAサイクルを回す

PDCAサイクルは「Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Act(改善)」の4つのステップを繰り返し行うことで、業務やプロジェクトを継続的に改善するための管理手法です。SFAを活用することで、このサイクルを効率的に回すことができます。

計画を立てて実行し、その結果をSFAで記録・評価することで、何が上手くいき何が課題なのかを明確にできます。そして改善策を立てて再度実行するというサイクルを繰り返すことで、組織全体の業務効率と成果を継続的に向上させることが可能になります。

4.部署間やメンバーに情報共有を行う

部署やチーム間で情報を共有し、迅速かつ効果的な行動を促すことで、スムーズな連携が可能になります。SFAに蓄積されたデータを活用したり、定期的なミーティングを開催したりすることで、組織内での情報を浸透させやすくなります。

共有する際には、なぜ行動管理を行うのか、どのようにSFAを活用するのかといった目的や使い方を明確に伝えることが大切です。

全員が共通認識を持つことで、SFAの定着率が高まり、行動管理の効果を最大限に引き出せるでしょう。

SFAで行動管理をする際の注意点として、組織内での仕組み作り、営業プロセスのシンプル化、定義の明確化の3つを解説します。

組織内に共有される仕組みを作る

SFAを使った行動管理やプロセス管理が組織内に共有される仕組みを作ることが重要です。トップダウンで指示を出すだけでは定着しないため、SFAの導入目的や行動管理の必要性を丁寧に説明し、チーム全体が共通認識を持てるようにしましょう。

なぜ行動管理を行うのか、計画はどのようにするのか、SFAは何のために使うのかをチーム全体で理解することで、現場でのスムーズな導入と定着が可能になります。

また、メンバー全員に対して研修を実施し、データの見方や入力方法といった具体的な使い方を習得してもらうことも欠かせません。

営業プロセスに変化があった場合には、その根拠や具体的なアクションについてしっかり教育を行い、全員が正しく理解して活動できる環境を整えることが大切です。

営業プロセスをシンプルにする

営業プロセスは、営業担当が一目でわかるようなシンプルな構成を意識するのがおすすめです。プロセスが複雑または細かすぎると、情報の可視化が進んでも、内容の把握に時間がかかり、管理作業自体が目的化してしまうおそれがあります。

情報量が多くなると営業担当が混乱し、営業活動の停滞や柔軟な対応の困難につながる可能性があります。

プロセスを分割する場合は、分割方法を吟味し、報告する情報量を絞り込んで、適切な管理を行うことが重要です。シンプルな設計にすることで、職場全体の効率が上がり、行動管理の効果を最大限に引き出せるでしょう。

営業プロセスの定義を明確にする

行動やプロセスの定義の認識がメンバー間で食い違っていると、教育やコミュニケーションにおいて大きな妨げになるだけでなく、行動管理や営業プロセス管理においても障害となります。

例えば「クロージング」という言葉が「契約」を指すのか、それとも「契約に至る過程」を指すのかが曖昧だと、データの記録方法や評価基準にばらつきが生じてしまいます。

このような認識のズレを防ぐために、各プロセスや行動の定義を文章化して全員に共有することが大切です。見込み客の獲得であれば、どの媒体で獲得を目指すのか、商談とはどの段階を指すのかなど、具体的に明文化しておきましょう。

定義を明確にすることで、チーム内で営業の方向性に違いが出ることを防ぎ、効率の良い営業活動が実現できます。

SFAによる行動管理をスムーズに実現したい企業には、「GoCoo!」が最適です。

「GoCoo!」は、Excelのように見たまま直感的に編集できる営業管理システムで、ノーコードで誰でも簡単に入力・管理ができるよう設計されています。

営業データを入力するだけで、営業活動に必要な数値がすぐに見える化されるため、導入直後から営業プロセスの改善に取り組めます。

また、導入から1年間、専任のサポート担当が伴走しながら定着と成果を支援します。初期構築からカスタマイズ、アカウント設計まで対応するため、「導入して終わり」ではなく「定着させて成果につながる」仕組みとして根付かせることができます。

行動管理を通じた営業成果の向上を目指すなら、ぜひ「GoCoo!」の導入をご検討ください。

SFAを活用した行動管理は、営業プロセスの可視化や課題発見、ノウハウ共有、人材育成や公正な評価にまで役立ちます。重要なのは、目的を明確にし、KPI設定やPDCAを回しながら継続的に運用することです。営業プロセスをシンプルに定義し、組織全体で共有しながら、SFAを効果的な行動管理ツールとして活用していきましょう。