SFAを活用するためにできるコト＆定着させるコツ

営業の業務効率化に向けて、SFAの導入を検討している方もいるでしょう。しかし、実際に自社のどのような課題を解決できるのか、イメージできていない方もいるのかもしれません。そこで今回は、SFAの活用により実現できることや定着化のコツ、有効活用する方法について紹介します。

SFAで活用できること

SFAを効果的に活用するには、まずどのような機能があるかを知ることが必要です。ここでは、SFAの主要機能や、利用により解決できる課題を紹介します。

顧客の情報管理

SFAには、顧客ごとに会社名や担当者氏名、住所、決裁者などの情報を記録できる顧客情報管理機能があります。顧客情報をチーム内で共有できるので、情報の属人化の防止に効果的です。担当者不在の場合や異動の際も、迅速な対応が取れるようになります。
 
また、企業情報をデータ化することで顧客分析が可能になり、営業戦略に活用できることもメリットです。

商談の進捗管理

担当者しか把握できない商談の内容を記録でき、見込み顧客の発掘から成約までの案件の進捗状況やプロセスをリアルタイムで可視化できます。マネージャーはフェーズに応じた指示や支援などを行えます。
 
進捗状況をチーム全体で共有できるだけでなく、過去の商談から改善点の洗い出しができ、戦略的な営業活動が可能です。今後の受注予測にも活用できます。

メンバーの活動管理・支援

SFAは、担当者ごとの営業件数、提案数、成約率、受注率などを記録できます。この記録を活用して、営業活動に対するフィードバックや評価を行えます。
 
また、成績上位者の営業活動が可視化されることにより、これまでブラックボックスになっていた成功手法の共有化も可能です。

予実管理・目標達成プロセスの可視化

SFAでは、あらかじめ入力した予算と実績データから、精度の高い売上予測が可能です。
 
営業目標の予算と実績の状況をリアルタイムで把握できるため、必要に応じて優先順位の変更や数字対策などを打ち出せます。チームのモチベーション維持にも役立つでしょう。

営業報告の効率化

業務日報や週報などの営業報告書の作成は、営業担当者の作業負担が重い上、マネージャーも確認の手間がかかります。
 
SFAを導入すれば、既定のフォーマットに入力するだけで営業報告は完了し、同時にメンバーへも共有できます。書類作成に比べ、負担を大きく軽減可能です。
 
報告項目が統一化され、SFA上では報告内容の分析もできるため、マネージャーの確認作業も軽減されます。

SFA活用を定着させるためのコツ

業務効率化のためにSFAを導入しても、すぐ活用されるとは限りません。業務フローが変わるためメンバーに受け入れられない、使いこなせないなどの理由で、形骸化する例もみられます。

 SFA活用を定着させるには、導入前後の取り組みが重要です。ここでは、定着のためのコツや施策を紹介します。

SFAの導入目的を明確にする

SFAの定着を図るには、「案件の進捗管理をして営業プロセスを改善したい」など、導入目的を明確にすることが重要です。また、導入によりどのような点が効率化され、利用者にメリットがあるのかが理解されなければ、定着はなかなか進みません。
 
売上の最大化を狙うためのツールであることや、業務効率化に有効なことをメンバー全員が認識できるようにしましょう。

営業目標の管理に役立てる

SFAの利用を進めるには、まず目標管理に利用するのがおすすめです。行動目標や成果目標のKPIを設定することで、目標管理が効果的に行えるようになります。リアルタイムで現状とのギャップを把握でき、原因や今やるべきことが明確になるため、営業活動の精度を上げられるでしょう。
 
なお、入力項目が多すぎると負担になり、定着の妨げになるため注意してください。導入当初はデータ項目をできるだけシンプルにするのがおすすめです。必要な管理項目が出てきたら、慣れてきてから追加すると良いでしょう。

研修やサポート体制を整える

SFAの活用が定着しない理由には、IT機器の操作に不慣れな人にとっては煩雑で使いにくいこともあげられます。
 
そのため、SFAを浸透させるには、十分な準備時間が必要です。導入前にマニュアルを作っておき、研修を通じてSFAの活用について理解を深めるように取り組みましょう。使用中の疑問点をすぐに解決できるよう、ベンダーのサポートが手厚いSFAを選ぶのも有効です。
 
また、営業担当者から操作性や機能などについて常にフィードバックをもらうことも大切です。使いにくさなどの不満があれば、定着は難しくなります。フィードバックを業務フローや入力ルールの改善につなげていき、使いやすさと効果の最大化を図りましょう。

営業現場でSFAをより有効活用する方法

SFA導入のメリットを最大化するためには、SFAの機能を使いこなすことがポイントです。ここでは、導入にあたり実践したい取り組みや、効果を高めるための活用方法を紹介します。 

外出先でも利用する

クラウド型のSFAであれば、営業先・外出先からもスマートフォンやタブレットで情報の確認や入力、書類作成などが可能です。時間を有効活用できて業務効率化につながるうえ、情報がリアルタイムでチーム全員に伝わるメリットもあります。

データを分析し対策につなげる

SFAの分析機能を活用すれば、営業活動の課題や改善ポイントを把握できるようになり、適切な対策を打てるようになります。まずは活用しやすい指標を選び、営業計画に役立てましょう。
 
ただし、導入当初はあまり複雑な分析に走ると、入力に必要なデータが増えたり、結果の読み取りが難しくなったりします。使い方に慣れるまでは、チーム全体で意識しやすい数字を選んで分析すると良いでしょう。

営業内容の共有をポジティブにとらえる

SFAで営業活動が可視化されることを、常に監視されていると感じる人もいます。また、自分の営業手法がほかの人に知られてしまうことを、快く思わない人もいるでしょう。
 
そのためSFAを導入する際には、データを蓄積・分析するメリットや、業務効率化への理解を深めることが大切です。情報共有を推進するカルチャーの醸成に努めましょう。
 
チームで取り組むことでより良い成果につなげられ、課題解決できるという意識の共有がポイントです。

顧客管理・マーケティングツールなどと連携させる

CRM（顧客管理ツール）やMA（マーケティングツール）など、ほかに走らせているツールがあれば、SFAとそれらとを連携させましょう。
 
すべてのデータを統合して分析することにより、戦略・方針の精度が上がります。また、データを再入力する必要がないため、効率性の向上にもつながります。

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まとめ

SFAは、顧客管理や商談管理、目標管理などの機能があり、業務の効率化に活用できます。
活用の定着を図るには、メンバーに導入の目的や意義、導入により得られるメリットを共有し、研修やサポート体制を整えてから進めることが大切です。
 
特に、使いにくさを感じると、適切に活用されにくくなってしまいます。導入後はフォローだけでなくメンバーからフィードバックをもらい、業務フローの改善などにも取り組みましょう。