顧客管理システムを自作する方法は？メリット・デメリットと自作手順も紹介

顧客情報を効率よく管理したいものの、専用の顧客管理システムはコストや導入の手間が気になる、という方も多いのではないでしょうか。実は、ExcelやGoogleスプレッドシートなど身近なツールを使えば、顧客管理システムを自作することも可能です。ただし、メリットだけでなく注意すべき点も存在します。そこで今回は、顧客管理システムを自作する方法を中心に、メリット・デメリットや具体的な作成手順、既製品との選び方まで解説します。

顧客管理システムは、必ずしも高額な専用ツールを導入しなくても、自社の工夫次第で自作することが可能です。

ここでは、社内に本格的なプログラミング開発環境がない企業を想定し、比較的導入しやすい代表的な方法について解説します。

Excel・スプレッドシート

MicrosoftのExcelやGoogleのスプレッドシートを活用すれば、手軽に顧客管理システムを構築できます。

既存のテンプレートを利用することで、専門知識がなくてもすぐに始められます。カスタマイズの自由度が高く、自社の業務フローに合わせた項目を設定できます。特にGoogleスプレッドシートであれば、複数人が同時にリアルタイムで編集できるため、チーム内での情報共有がスムーズに行えます。

初期費用がほとんどかからない点も大きなメリットです。ただし、顧客データが増えてくると管理が煩雑になりやすく、データの検索や抽出に時間がかかるようになります。また、高度な分析機能が限定的であるため、詳細なデータ分析を行いたい場合には物足りなさを感じるかもしれません。

ノーコードツール

ノーコードツールを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単に顧客管理システムを構築できます。

直感的な操作画面で項目を設定し、必要な機能を組み合わせるだけでシステムが完成します。導入のハードルが低く、短期間で運用を開始できる点が魅力です。Excelやスプレッドシートよりも高度な機能を備えているものが多く、業務効率化につながります。

ただし、大規模な企業や複雑な業務フローには対応しきれない場合があります。ツールによって機能や拡張性に制限があるため、事前に自社のニーズと照

らし合わせて検討することが重要です。

ExcelやGoogleスプレッドシートで顧客管理システムを自作する場合、どのような利点と課題があるのでしょうか。導入を検討する際に押さえておきたいメリット・デメリットを解説します。

メリット

自作の顧客管理システムには、コスト面や柔軟性において大きな魅力があります。

初期費用がほとんどかからず、すぐに始められる点が最大の利点です。ExcelやGoogleスプレッドシートは多くの企業ですでに利用されているため、新たにソフトウェアを購入する必要がありません。

無料または低コストで運用できるため、予算に制約がある中小企業やスタートアップでも導入しやすいでしょう。

自社の業務プロセスに合わせて自由にカスタマイズできます。管理したい項目や表示形式を独自に設定でき、業務フローの変化にも柔軟に対応できます。パッケージ化されたシステムでは実現できない、細かな調整も思いのままに行えます。

すでに利用しているExcelやGoogleスプレッドシート上で作成すれば、他の業務データとの統合が容易です。売上管理表や営業活動記録など、既存の情報と一元化することで、業務効率が向上します。

デメリット

一方で、自作システムには運用面やセキュリティ面で注意すべき課題があります。

担当者のスキルに依存しやすく、特定の担当者に業務が集中してしまいます。その担当者が不在時や退職時には、システムの維持管理が困難になるリスクがあります。また、複数の担当者がそれぞれ独自の管理方法でデータを入力すると、情報が散逸したり破損したりするおそれもあります。

情報漏洩や誤操作のリスクが高く、セキュリティ対策が手薄になりがちです。専用システムのようなアクセス権限の細かな設定や暗号化機能が不足しているため、顧客情報の取り扱いには十分な注意が必要です。

複雑なデータ分析や大規模な情報管理には限界があります。複数人での同時編集や外出先からのスムーズなアクセスも難しく、業務の拡大とともに使いづらさを感じる場面が増えるでしょう。

事業規模の拡大や業務の複雑化に伴い、システムが対応しきれなくなることがあります。そうなった場合、大幅な作り直しが必要となり、結果的に時間とコストがかかってしまいます。

システムが形骸化すると、導入効果が見えにくくなります。売上向上や業務効率化といった成果が数値として把握できず、投下した労力が無駄になる可能性

があります。

ExcelやGoogleスプレッドシートを活用すれば、プログラミング知識がなくても顧客管理システムを作成できます。ここでは、実際の手順に沿って作り方を解説します。

Step1:管理する項目を決める

最初に、どのような顧客情報を管理するのか項目を明確にします。

基本的な項目として、企業名、担当者氏名、部署、電話番号、メールアドレスといった連絡先情報は必須です。さらに、受注内容、金額、支払い予定日、商談ステータスなど、営業活動に必要な情報も加えましょう。

項目を洗い出したら、各項目を列に設定し、データは行ごとに入力します。列に項目を配置することで、後からフィルタやソート機能を活用しやすくなります。

自社の業務フローに合わせて必要な項目をリストアップすることが、使いやすい顧客管理システムを作る第一歩となります。

Step2:情報を入力する

項目を決定したら、実際に顧客情報を入力していきます。

入力ミスを防ぐため、データの形式や入力範囲を事前に設定しておきましょう。例えば、電話番号は数字のみ、メールアドレスは特定の形式に限定するといった制限をかけることで、データの品質を保てます。

既存の顧客データがある場合は、手入力だけでなくインポート機能を活用すると効率的です。また、入力作業を複数人で分担する際は、担当範囲を明確にしておくとデータの重複や抜け漏れを防げます。

Step3:テーブル機能などを使い可視化する

入力したデータを見やすく整理するため、テーブル機能を活用します。

Googleスプレッドシートであれば、対象範囲を選択して「表示形式」から「交互の背景色」を選ぶだけで、行ごとに色が変わり視認性が向上します。Excelでも同様に、範囲を指定して「テーブルとして書式設定」を選択すれば、スタイリッシュな表形式に変換できます。

テーブル化することで、データの境界が明確になり、長時間の作業でも目が疲れにくくなります。また、表全体のデザインに統一感が生まれ、より洗練された印象を与えられます。

Step4:機能を追加する

より使いやすくするため、フィルタやプルダウンといった便利な機能を追加しましょう。

フィルタ機能を設定すれば、特定の条件に合致する顧客だけを表示できます。例えば、特定の地域の顧客や、商談ステータスが「検討中」の案件のみを抽出する、といった使い方が可能です。

プルダウン機能を使えば、ステータスや部署名など決まった選択肢から入力できるため、表記ゆれを防止できます。これらの機能を組み合わせることで、データの検索や分析がスムーズになり、日々の営業活動を効率的にサポートします。

【補足】テンプレートを利用する

ゼロから作るのが難しい場合は、テンプレートの活用がおすすめです。

「エクセル顧客管理テンプレート」や「スプレッドシート顧客管理」などのキーワードで検索すると、無料で利用できるテンプレートが多数見つかります。これらをダウンロードして、自社のニーズに合わせて項目を追加・削除するだけで、短時間で実用的な顧客管理システムが完成します。すでに項目や書式が整っ

ているため、作業時間を大幅に短縮でき、すぐに運用を開始できる点が大きなメリットです。

顧客管理の方法を選ぶ際、自作か既製品のCRMツールかで迷う方も多いでしょう。それぞれの特性を理解し、自社の状況に合わせて選択しましょう。

手軽に始めたい場合や小規模でシンプルな業務であれば、ExcelやGoogleスプレッドシートでの自作も有効な選択肢です。初期費用をかけずにすぐ運用を開始でき、自社の業務に合わせて自由にカスタマイズできます。

一方で、事業の成長を見据えている場合や本格的な顧客分析を行いたい場合、セキュリティ強化が必要な状況では、既製品のCRMツールを導入する方が長期的な費用対効果は高くなります。リアルタイムでのデータ共有、高度な分析機能、充実したセキュリティ対策など、自作では実現困難な機能が利用できるためです。

おすすめの進め方としては、まずExcelやスプレッドシートで試験的に運用を始め、データ量の増加や管理の複雑化によって限界を感じたタイミングで専用ツールへの移行を検討することです。

多くの場合、既製品のCRMツールが機能性と費用対効果の両面で優位性があります。導入前には無料トライアルを活用し、自社の業務に適合するか確認

することが大切です。

顧客管理システムは、Excelやスプレッドシートを活用することで低コストかつ柔軟に自作できます。一方で、セキュリティや拡張性、属人化といった課題も理解しておく必要があります。まずは自社に必要な項目を整理し、小規模から試験的に運用することで最適な形が見えてきます。

顧客管理に加えて、営業活動の効率化を検討している企業様は、営業管理システム「GoCoo!」が最適です。Excel感覚で直感的に操作でき、営業データを入力するだけで必要な数値を可視化できます。

また、導入後は1社につき1人の専任サポート担当がつきます。初期構築からカスタマイズ、アカウント設計までを一貫して担当するため、社内への定着もスムーズに進められます。

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