案件管理と予実管理を一元化する方法｜予算・実績・見込みの可視化

営業会議のたびに、案件管理表と予実管理表を見比べていませんか。

「案件の進捗はSFAで管理している」

「売上予算と実績はExcelで管理している」

「営業会議の前に、それぞれのデータを集めている」

このように、案件管理と予実管理を別々に行っている企業は少なくありません。

しかし、管理が分かれていると、個々の案件は確認できても、今ある案件で予算を達成できるのかがすぐにわかりません。

売上実績を確認できても、

• 今月は最終的にいくらで着地しそうなのか
• 予算達成まであといくら不足しているのか
• どの案件を優先して進めるべきなのか

までは見えにくくなります。

営業の予実管理で重要なのは、単に「予算」と「実績」を比較することではありません。

予算・実績・売上見込み・予算達成までの不足額（GAP）を、個々の営業案件と結びつけて管理することが重要です。

本記事では、案件管理と予実管理の違いから、案件情報を使った売上見込みの考え方、一元化したダッシュボードの例、Excel管理の方法と限界まで解説します。

案件管理と予実管理の違い

まず、案件管理と予実管理の違いを整理しておきましょう。

案件管理は、個々の営業案件を管理するものです。

たとえば、

「A社への提案はどこまで進んでいるか」

「受注予定日はいつか」

「次にどのような対応が必要か」

といった、案件単位の進捗を把握します。

一方、予実管理では、設定した予算や目標に対して、実績がどの程度積み上がっているかを確認します。

案件管理と予実管理は、どちらも営業マネジメントに必要です。

しかし、それぞれを別々に管理しているだけでは、未来の売上を正確に把握することはできません。

営業組織では、案件管理と予実管理をつなげて考える必要があります。

予実管理そのものの意味や基本的な進め方については、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：予実管理とは？｜必要性・予実管理の実施方法とツールも解説

案件管理と予実管理が別々だと何が起こる？

案件管理と予実管理が別々になっていると、営業現場ではさまざまな問題が起こります。

案件管理表を見れば、現在どのような案件が進んでいるのかは確認できます。

しかし、それだけでは、

「今ある案件で予算を達成できるのか」

「現在の案件数で目標金額に届くのか」

までは判断できません。

たとえば、進行中の案件金額が合計5,000万円あったとしても、すべての案件が受注できるわけではありません。

受注に近い案件が多いのか、まだ提案前の案件ばかりなのかによって、実際の売上見込みは大きく変わります。

つまり、案件総額が大きい＝予算を達成できるとは限らないのです。

予実管理表だけを見ている場合も問題があります。

たとえば、月間予算が1億円、現在の売上実績が6,000万円だったとします。

この数字だけでは、

「残り4,000万円を達成できそうなのか」

「今月の最終的な着地はいくらになりそうなのか」

「どの案件を進めれば不足分を埋められるのか」

を判断できません。

売上実績は、すでに起こった結果です。

営業マネジメントでは、過去の結果を見るだけでなく、現在進行している案件から未来の売上を把握する必要があります。

案件管理と予実管理がつながっていない組織では、売上見込みの確認が営業担当者へのヒアリングになりがちです。

営業会議で、

「この案件はいけそう？」

「たぶん大丈夫です」

「今月中に決まりそう？」

「先方の反応はいいです」

といった会話だけで売上を予測しているケースもあります。

もちろん、営業担当者の感覚も重要です。

しかし、担当者によって「いけそう」の基準が異なると、組織全体の売上見込みを正確に把握できません。

ある担当者の「50％」と、別の担当者の「50％」が、まったく異なる状態を指している場合もあります。

案件金額や受注予定日、営業フェーズ、受注確度など、組織で共通化された情報をもとに判断することが重要です。

予算と実績だけを比較していると、未達が確定してから問題に気づくことがあります。

しかし、月末になって、

「あと1,000万円足りなかった」

とわかっても、その時点から新しい案件をつくることは簡単ではありません。

重要なのは、月の途中で、

「このままでは1,000万円不足する可能性がある」

と気づくことです。

早い段階でGAPを把握できれば、

• 受注に近い案件へのフォローを強化する
• 来月予定の案件を前倒しできないか確認する
• 停滞している案件の対策を考える
• 新規案件の創出を増やす

といった行動を取れます。

案件管理と予実管理が別々の場合、営業会議の前にデータを集める作業も発生します。

たとえば、

1. 各担当者が管理している案件表を回収する
2. 売上実績を別のシステムから取得する
3. 予算管理表に数字を転記する
4. 担当者別や部門別に集計し直す
5. 営業会議用のグラフを作成する

といった作業です。

こうした作業が毎週、毎月発生すると、営業会議のための資料作成そのものが大きな負担になります。

しかも、集計が終わった時点ですでに案件状況が変わっていることもあります。

営業会議で見るべきなのは、集計した時点の古い数字ではなく、現在の案件状況を反映した最新の売上見込みです。

営業の予実管理では、次の4つを並べて確認することが重要です。

たとえば、次のような状況を考えてみましょう。

予算：1億円

実績：6,000万円

売上見込み：3,000万円

この場合、予算と実績だけを比較すると、不足額は4,000万円です。

しかし、進行中の案件から3,000万円の売上が見込めるのであれば、対策が必要なGAPは1,000万円となります。

予算1億円－実績6,000万円－見込み3,000万円＝GAP1,000万円

このように考えると、

「現在は予算未達なのか」

だけではなく、

「このまま進めばいくらで着地するのか」

「あといくら分の案件が必要なのか」

が明確になります。

なお、ここでは「見込み」を、まだ実績になっていない進行中案件の見込み金額として計算しています。
企業によって「売上見込み」に実績を含める場合は、二重計上にならないよう、社内で定義を統一することが必要です。

また、GAPはAランク、Bランク、Cランクなどの案件ランクごとに積み上げるものではありません。

案件ランクやフェーズは、売上見込みの内訳を確認するためのものです。

一方、GAPは、最終的に予算達成までいくら不足しているのかを表す1つの数字として確認します。

売上見込みは、営業担当者の感覚だけで決めるのではなく、案件情報をもとに算出します。

主に必要となるのは、次の情報です。

• 案件金額
• 受注予定日
• 営業フェーズ
• 受注確度
• 担当者
• 商品・サービス

これらを案件ごとに管理することで、今月、来月、再来月の売上見込みを集計できます。

売上見込みの考え方は、企業によって異なります。

ここでは代表的な4つの方法を紹介します。

代表的なのが、案件金額に受注確度を掛ける方法です。

たとえば、

案件金額1,000万円 × 受注確度50％ ＝ 売上見込み500万円

と計算します。

複数の案件について同じ計算を行い、合計すれば、現在の案件状況を反映した売上見込みを算出できます。

ただし、受注確度の基準が営業担当者ごとに違うと、正確な比較ができません。

「どのような状態なら50％なのか」

「何が確認できたら80％にするのか」

といった基準を決めておくことが重要です。

たとえば、

• A：受注
• B：内示・受注確実
• C：最終調整
• D：提案中

といった営業フェーズを設定します。

そのうえで、

「B以上の案件はいくらあるか」

「C以上まで含めると予算に届くか」

と確認します。

これにより、売上見込みを段階的に把握できます。

ただし、「B以上の金額」と「C以上の金額」はそれぞれ異なる着地シナリオです。

両方を足し合わせるのではなく、

• 確実性の高い見込み
• 可能性を含めた見込み

として比較します。

A、B、Cなどの案件ランクを設定して管理する方法もあります。

たとえば、

• Aランク：受注可能性が非常に高い
• Bランク：条件が整えば受注可能性が高い
• Cランク：まだ検討に時間が必要

といった基準です。

重要なのは、営業担当者ごとに判断基準を変えないことです。

どのような状態になったらAランクなのか、Bランクなのかを組織で統一する必要があります。

売上見込みを、

• コミット：受注を強く見込んでいる案件
• ベストケース：条件が整えば受注できる案件

に分けて管理する方法もあります。

たとえば、

「コミットだけでは予算に500万円届かない」

「ベストケースまで含めれば予算を超える」

といった確認ができます。

このように、売上見込みの算出方法は1つではありません。

自社の営業プロセスに合わせて、

• 受注確度
• フェーズ
• ランク
• コミット・ベストケース

などを使い分けることが重要です。

SFAに蓄積した営業データをどのように分析できるのかについては、以下の記事でも詳しく解説しています。

関連記事：SFAでできる分析とは？顧客・行動・商談・KPI分析の方法を解説

売上見込みをフェーズや受注確度から算出する場合、営業担当者ごとに判断基準が異なると、予測の精度は上がりません。

たとえば、同じ「提案中」というフェーズでも、

• 提案書を提出した段階
• 顧客から前向きな反応を得た段階
• 競合比較まで進んだ段階

が混在していれば、そのフェーズにある案件を同じ見込みとして扱うことは難しくなります。

重要なのは、どのような状態になったら次のフェーズへ進むのかを、営業組織で共通化することです。

営業フェーズの設計方法や、組織で共通の判断基準をつくるポイントについては、以下の資料で詳しく解説しています。

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案件管理と予実管理をつなげると、営業会議で見るべき数字を1つのダッシュボードにまとめられます。

特に確認したいのは、次の5つです。

まず必要なのが、営業組織全体の状況です。

予算｜実績｜見込み｜GAP

を並べます。

これだけでも、

「目標まであといくらか」

「現在の案件が予定どおり進めばどこまで届くか」

を判断できます。

予実管理の目的は、未達を確認することではありません。
未達になる前に、その可能性に気づくことです。

次に、担当者別に確認します。

この表を見ると、単に売上実績が少ない担当者ではなく、今後の案件を含めても予算に届かない担当者を把握できます。

マネージャーは、GAPが大きい担当者から優先的に案件を確認できます。

今月だけでなく、

• 今月
• 来月
• 再来月

を並べて確認することも重要です。

今月の予算を達成できそうでも、来月の案件が不足している場合があります。

反対に、今月は不足していても、来月に大きな案件が集中しているケースもあります。

受注予定日をもとに月別の見込みを確認すれば、売上の山や谷を早い段階で把握できます。

売上見込みの合計だけではなく、案件がどのフェーズに存在しているのかも確認します。

見込み金額が多くても、初期フェーズの案件ばかりであれば、すぐに売上になるとは限りません。

一方で、受注に近いフェーズに十分な案件があれば、目標達成の可能性は高くなります。

「売上見込みはいくらか」だけでなく、その見込みが、どのような案件で構成されているのかまで確認することが重要です。

案件管理と予実管理をつなげる大きなメリットが、GAPを具体的な営業行動に変えられることです。

たとえば、予算達成までのGAPが1,000万円だったとします。

過去の実績が、

• 平均案件単価：200万円
• 受注率：25％

だった場合を考えてみましょう。

1,000万円の売上をつくるには、平均200万円の受注が5件必要です。

さらに、受注率が25％であれば、5件の受注を獲得するには、単純計算で20件程度の案件が必要になります。

つまり、

「あと1,000万円足りない」

で終わるのではなく、

「予算達成のためには、平均200万円の案件をあと20件つくる必要がある」

という具体的な営業課題に変えられます。

ここまで見えて初めて、予実管理の数字を日々の営業活動につなげることができます。

ダッシュボードのイメージ図

案件数が少ない場合は、ExcelやGoogleスプレッドシートでも案件管理と予実管理をまとめることができます。 最低限、次の項目を用意しましょう。

管理表は、次の3つに分けると整理しやすくなります。

担当者別、部門別、月別の予算を登録します。

現在進行している案件について、

• 案件金額
• フェーズ
• 受注確度
• 受注予定日

などを登録します。

予算表と案件一覧をもとに、

• 予算
• 実績
• 売上見込み
• GAP

を集計します。

たとえば、受注確度を使う場合は、

案件金額 × 受注確度 ＝ 案件ごとの売上見込み

として集計できます。

Excelには売上予測や集計に活用できるさまざまな機能があります。
ただし、重要なのは、複雑な計算式をつくることではありません。
営業担当者が最新の案件情報を更新し、その内容が予実の数字に反映される状態をつくることです。

Excelを使った売上予測の具体的な計算方法や関数については、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事： 売上予測の計算方法をExcelで解説｜予測シート・関数の使い方

Excelは手軽に始められる一方、営業組織の規模や案件数によっては管理が難しくなります。

特に、次のような状態になった場合は注意が必要です。

• 複数人が同じファイルを更新している
• 管理する案件数が増えている
• フェーズ変更が頻繁に発生する
• 受注予定月が頻繁に変わる
• 毎週、最新情報を集計する必要がある
• 担当者別や部門別など複数の切り口で確認したい
• 営業会議のたびに別の資料を作成している

営業案件は日々変化します。
商談が進めばフェーズが変わり、顧客の都合によって受注予定日が翌月にずれることもあります。
案件金額が変更されたり、失注したりすることもあるでしょう。

そのたびに複数のExcelを修正していると、転記漏れや更新の遅れが発生しやすくなります。

また、営業会議のたびに、

「この数字はいつ時点のものか」

「この案件はまだ見込みに入っているのか」

「最新の金額に更新されているか」

を確認しなければならなくなります。

特に、案件管理表を更新したあと、別の予実管理表にも同じ情報を転記しているのであれば、管理方法を見直すタイミングです。
案件情報が頻繁に変化する営業組織ほど、案件管理と予実管理を同じデータから集計できる仕組みが必要になります。

案件管理と予実管理を一元化するためにシステムやパッケージを導入する場合は、単にグラフを表示できるかだけで判断しないようにしましょう。

必要な機能は、主に次の7つです。

案件名、担当者、金額、受注予定日などを管理できる必要があります。

売上見込みの元になるデータなので、自社に必要な項目を登録できるか確認しましょう。

案件が現在どの段階にあるのかを管理します。

自社の営業プロセスに合わせてフェーズを設定できることが重要です。

全社だけではなく、

• 部門別
• 担当者別
• 月別

など、必要な単位で予算を登録できるか確認します。

受注した案件や確定した売上実績を管理します。

基幹システムなど別のシステムに売上実績がある場合は、どのようにデータを取り込むのかも確認しましょう。

案件金額やフェーズ、受注確度などから、今後の売上見込みを集計します。

今月だけでなく、

• 来月
• 再来月
• 四半期

など、期間別に確認できると、先を見た営業管理がしやすくなります。

予算、実績、見込み、GAPを集計し、見える化できる機能です。

全社、部門、担当者、月別など、複数の切り口で確認できるかチェックしましょう。

全体の売上だけでは、具体的な改善策を考えることはできません。
担当者別や部門別にGAPを確認し、その数字を構成している個々の案件まで確認できることが重要です。

システム選定では、「予実のグラフを表示できるか」ではなく、「GAPの原因となっている案件まで確認できるか」を基準にすることをおすすめします。

システムのデモを見る際にも、「予算未達になりそうなとき、どの案件を確認すればよいかわかるか」まで確認するとよいでしょう。

案件数が多く、複数の営業担当者が案件を更新する組織では、SFA（営業支援システム）の活用が有効です。

SFAでは、営業担当者が日々の案件情報を更新し、そのデータをもとに売上見込みやダッシュボードを集計できます。

たとえば、

• 案件のフェーズが進んだ
• 受注予定日が翌月に変わった
• 案件金額が変更された
• 案件が受注した
• 案件が失注した

といった変化を、予実管理に反映できます。

これにより、Excelを集めて集計し直すのではなく、最新の案件状況を見ながら営業会議を行いやすくなります。

営業会議も、「数字を集める場」から、「GAPを確認し、どの案件にどう対応するかを決める場」へ変えることができます。

SALES GOが提供する「GoCoo!SFA」では、営業案件の進捗状況、成約確度、予想受注金額などを管理できます。

案件情報をもとに、

• 予算
• 売上実績
• 売上見込み
• GAP
• 担当者別の達成状況
• 月別の案件見込み
• フェーズ別の案件金額

など、営業管理に必要な数字をダッシュボードで確認する設計が可能です。

たとえば、担当者の案件が更新された際に、最新の情報をもとに売上見込みを確認できます。

これにより、

「営業会議の前にExcelを回収する」

「案件表の数字を予実管理表へ転記する」

といった作業を減らしやすくなります。

また、GoCoo!はExcelやGoogleスプレッドシートのように、表示されている画面上で直接編集できるインライン編集に対応しています。

管理項目や営業プロセスも、自社の運用に合わせてノーコードでカスタマイズできます。

そのため、

「現在のExcel管理をできるだけ変えずにSFAへ移行したい」

「自社のフェーズや案件ランクに合わせて予実管理を設計したい」

「予算未達の原因となっている案件まで確認したい」

といった営業管理にも活用できます。

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案件管理と予実管理は、それぞれ異なる目的を持っています。

案件管理では、個々の営業案件の進捗を確認します。
予実管理では、予算に対する実績や達成状況を確認します。

しかし、営業マネジメントで本当に知りたいのは、「現在の案件が予定どおり進んだ場合、予算を達成できるのか」ではないでしょうか。

そのためには、

予算｜実績｜売上見込み｜GAP

を個々の案件情報と結びつけて管理することが重要です。

案件管理と予実管理をつなげることで、「あといくら足りないのか」だけではなく、「どの案件を進めるべきか」「どの担当者を支援すべきか」「新しい案件をあと何件つくる必要があるか」まで判断できるようになります。

予実管理を、結果を確認するためだけの表で終わらせないことが重要です。

案件データとつなげ、GAPを次の営業行動に変えられる仕組みをつくりましょう。