案件管理と予実管理を一元化するシステムとは？選び方や必要機能を解説

営業組織で案件管理と予実管理を行う際、次のような課題を感じる企業は少なくありません。

• 案件の進捗は分かるが、予算達成の見込みまではすぐに分からない
• 案件管理表と予実管理表が別々に存在している
• 営業会議のたびにExcelを集計し直している
• 担当者ごとに案件の入力内容や管理方法が異なる
• 最新の売上見込みを経営層へ報告するまでに時間がかかる

特にExcelやスプレッドシートを中心に管理している場合、案件数や営業担当者が増えるほど、更新漏れや集計のズレが発生しやすくなります。

そこで注目されているのが、案件管理と予実管理を一元化できるシステムです。

案件の進捗、受注予定、売上見込み、売上実績を同じシステムで管理できれば、営業会議の準備負担を減らし、目標達成に向けた判断を迅速化できます。

本記事では、案件管理と予実管理の違いから、一元化に必要な機能、Excel・SFA・BI・ERPの違い、ベンダーやパッケージの比較方法、価格、導入手順、デモで確認すべきポイントまで解説します。

案件管理・予実管理システムとは

案件管理と予実管理は、どちらも営業マネジメントに必要な業務ですが、管理する目的が異なります。

案件管理とは、顧客との商談や提案活動について、進捗状況や案件金額、担当者、受注予定日などを管理することです。

一般的には、次のような情報を管理します。

• 顧客名
• 案件名
• 営業担当者
• 提案する商品・サービス
• 案件金額
• 商談フェーズ
• 受注予定日
• 受注確度
• 次回アクション
• 商談履歴
• 失注理由

案件管理の目的は、現在どのような案件が進んでいるのかを把握し、受注に向けた行動を適切に進めることです。

案件管理の基本や管理すべき項目については、案件管理を行うメリットとは？おすすめのツールも紹介もあわせてご覧ください。

予実管理とは、設定した予算や売上目標に対して、実績や売上見込みがどの程度進んでいるかを管理することです。

営業部門では、主に次の数値を確認します。

• 売上目標
• 受注実績
• 売上実績
• 売上見込み
• 予算との差額
• 目標達成率
• 前年同月比
• 担当者別・部門別の実績

すでに確定した実績だけでなく、進行中の案件を含めた着地見込みを把握することも重要です。

予実管理の意味や基本的な進め方については、予実管理とは？｜必要性・予実管理の実施方法とツールも解説で詳しく紹介しています。

案件管理では、商談フェーズや案件金額、受注予定日などを管理します。

一方、予実管理では、それらの案件情報をもとに売上見込みや予算達成率を確認します。

案件管理と予実管理を別々に行うと、案件情報の変更が売上見込みへすぐに反映されません。そのため、営業組織では、案件情報をもとに予実を確認できる状態をつくることが重要です。

案件管理と予実管理を一元化する必要性

案件管理と予実管理を別々のExcelやシステムで行っていると、案件管理表から必要な情報を抽出し、予実管理表へ転記しなければなりません。

その結果、次のような問題が発生します。

• 同じ情報の二重入力が発生する
• 情報の更新タイミングにズレが出る
• 売上見込みの根拠が分からなくなる
• 会議前の集計作業に時間がかかる
• マネージャーが最新状況を把握しにくい
• 担当者しか案件の詳細を説明できない

営業情報の属人化によって起こる問題は、営業が属人化してしまう原因は？放置するリスクと解決法を紹介でも詳しく解説しています。

案件金額、受注予定日、受注確度、商談フェーズが更新されると、その情報を売上見込みへ反映できます。

例えば、受注確度の高い案件だけを見込み金額に含めたり、商談フェーズごとに掛け率を設定したりすることが可能です。

担当者の感覚だけではなく、案件情報を根拠にした売上予測を作成しやすくなります。

二重入力や転記作業を削減できる

案件管理と予実管理が同じシステムでつながっていれば、一度案件情報を更新するだけで、関連するレポートやダッシュボードにも反映できます。

入力作業だけでなく、営業会議前の集計や資料作成にかかる時間も削減できます。

売上目標との差を早期に把握できる

売上実績だけを確認していると、月末や四半期末になってから目標未達に気づく可能性があります。

進行中の案件を含めて売上見込みを確認できれば、早い段階で予算との差額を把握できます。

不足額が分かることで、次のような対策を検討しやすくなります。

• 新規案件を増やす
• 重点案件への支援を強化する
• 商談や契約時期を前倒しする
• 休眠顧客へ再アプローチする
• 既存顧客へ追加提案する

会議のたびに数値を集計していると、営業会議が単なる進捗報告の場になりやすくなります。

システム上で最新情報を確認できれば、会議では次のような議論に時間を使えます。

• どの案件を優先するか
• 停滞案件をどのように進めるか
• 目標達成までにいくら不足しているか
• マネージャーがどの案件を支援するか

案件管理と予実管理に利用できる仕組みには、Excel、SFA、BI、ERP、専用パッケージなどがあります。

それぞれの特徴を理解したうえで、自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。

ExcelやGoogleスプレッドシートは、低コストですぐに始められる点がメリットです。

一方、案件数や利用者が増えると、次のような課題が発生します。

• ファイルが複数に分かれる
• 最新版が分からなくなる
• 入力形式が担当者ごとに異なる
• 数式や集計範囲が崩れる
• 過去の履歴を探しにくい
• 部門別・商品別の集計に時間がかかる

Excelによる案件の進捗管理方法については、Excelで案件進捗を管理する方法と注意点も参考になります。

SFAは、営業活動を支援するためのシステムです。

顧客情報、案件情報、商談履歴、次回アクションなどを一元管理でき、案件の金額や受注予定日、受注確度を予実管理へ反映しやすい点が特徴です。

ExcelとSFAのどちらを選ぶべきか迷っている場合は、SFAとExcelの違いを比較した記事もご覧ください。

BIツールは、複数のシステムやデータベースに蓄積された情報を集計・分析するツールです。

売上実績や案件情報をグラフやダッシュボードで可視化することに優れています。

ただし、BIツール自体は、営業担当者が日々案件を入力するためのシステムではありません。

案件情報を登録するSFAや基幹システムと組み合わせて利用するケースが一般的です。

ERPは、会計、販売、購買、在庫、生産、人事などの基幹業務を統合管理するシステムです。

確定した売上実績や請求情報の管理には適していますが、商談途中の進捗や次回アクションの管理は、SFAの方が適している場合があります。

案件管理や営業予実管理に特化したパッケージもあります。

必要な機能があらかじめ用意されている反面、自社の営業プロセスや管理項目に合わせられるかを確認する必要があります。

案件管理と予実管理を一元化するためには、単に案件を登録できるだけでは不十分です。

自社の営業活動と予算達成状況を確認できる機能が必要です。

顧客名、案件名、担当者、案件金額、受注予定日、受注確度などを管理する機能です。

自社の営業プロセスに合わせて、項目や選択肢を設定できるかも確認しましょう。

案件が現在どの段階にあるのかを管理する機能です。

例えば、次のようなフェーズを設定します。

• アプローチ
• ヒアリング
• 提案
• 見積提出
• 稟議・検討
• 内示
• 受注
• 失注

フェーズ別に案件数や金額を集計することで、どの段階で案件が停滞しているかを把握できます。

少なくとも、次の数値を並べて確認できることが望ましいでしょう。

• 予算
• 売上実績
• 受注済み金額
• 売上見込み
• 予算との差額
• 達成率

担当者別、部門別、拠点別、月別など、複数の切り口で集計できるかも重要です。

案件金額や受注確度をもとに、将来の売上を予測する機能です。

例えば、案件金額が500万円、受注確度が60％であれば、見込み金額を300万円として計算できます。

また、営業担当者が入力した受注確度ではなく、商談フェーズごとに一定の掛け率を設定する方法もあります。

Excelでの売上予測方法や計算式については、売上予測の計算方法をExcelで解説した記事も参考になります。

登録された案件情報をリアルタイムで集計し、一覧やグラフで表示する機能です。

次のようなレポートがあると、営業会議や経営判断に活用しやすくなります。

• 担当者別の案件数・案件金額
• フェーズ別の案件数・案件金額
• 月別の売上実績・売上見込み
• 予算と実績の差額
• 部門・拠点別の達成率
• 商品・サービス別の売上
• 失注理由別の件数
• 一定期間更新されていない案件
• 受注予定日を超過した案件

営業ダッシュボードの構成や作成時のポイントは、営業ダッシュボードとは？作り方や活用方法を解説で詳しく紹介しています。

電話、メール、訪問、オンライン商談など、顧客との接点を記録する機能です。

案件金額や受注確度だけでなく、顧客との会話内容や次回アクションを確認できることで、売上見込みの妥当性を判断しやすくなります。

案件の放置や対応漏れを防ぐ機能です。

例えば、次のような条件で通知を出せます。

• 一定期間、活動が登録されていない
• 次回アクション日を過ぎている
• 受注予定日を過ぎている
• 商談フェーズが一定期間進んでいない
• 受注確度の高い案件が失注になった

SFAで利用できる代表的な機能は、SFAの主な機能と活用方法でも解説しています。

案件管理・予実管理システムを比較するときは、機能の多さだけで判断しないことが重要です。

最初に、システムを導入して何を改善したいのかを整理します。

• Excelでの集計作業を減らしたい
• 売上着地を早い段階で予測したい
• 営業会議の質を高めたい
• 案件の放置を減らしたい
• 拠点や部門ごとの実績を比較したい
• 営業活動の属人化を解消したい

目的が曖昧なまま導入すると、必要以上に機能が多いシステムを選んだり、導入後に活用されなかったりする可能性があります。

企業によって、案件の進め方や管理項目は異なります。

自社の商談フェーズ、案件項目、承認フローなどをシステム上で再現できるか確認しましょう。

ただし、現在のExcel管理をそのままシステムへ移すと、入力項目が多くなりすぎる可能性があります。

導入を機に、本当に必要な項目を整理することも重要です。

どれだけ高機能なシステムでも、営業担当者が入力しなければ正確な予実管理はできません。

次の点を確認しましょう。

• 少ない操作で案件を更新できるか
• 一覧画面から編集できるか
• スマートフォンで入力できるか
• 必須項目が多すぎないか
• 過去の活動履歴を確認しやすいか
• 次回アクションを簡単に登録できるか

システムによって、レポートやダッシュボードの自由度は異なります。

担当者、部門、拠点、商品、フェーズ、受注予定月など、自社が必要とする条件で集計できるかを確認します。

すでに利用しているシステムがある場合は、連携の可否を確認しましょう。

• 会計システム
• 販売管理システム
• ERP
• 名刺管理システム
• メール
  カレンダー
• 電話・CTI
• BIツール
• チャットツール

すべての情報を1つのシステムに集約する必要はありません。

案件や営業活動はSFA、確定した売上は基幹システムというように、役割を整理したうえで連携することが大切です。

案件管理・予実管理システムは、契約しただけでは定着しません。

ベンダーが次のような支援を行っているか確認しましょう。

• 現状業務のヒアリング
• 管理項目の設計
• 営業フェーズの設計
  初期データの移行
• レポート・ダッシュボードの作成
• 操作説明会
• 運用開始後のフォロー
• 活用状況の確認
• 運用改善の提案

SFA導入の進め方や事前に整理すべきポイントについては、SFA導入の手順と成功させるポイントもご確認ください。

案件管理・予実管理システムの価格は、製品や利用人数、機能、導入支援の範囲によって異なります。

月額利用料だけではなく、導入後に発生する費用も含めて比較しましょう。

初期設定、データ移行、項目設計、レポート設定、研修などにかかる費用です。

初期費用が無料のシステムでも、自社で設定を行うための作業工数が発生する場合があります。

利用者数に応じたID課金や、契約プランごとの定額課金などがあります。

営業担当者だけでなく、マネージャー、経営層、管理部門が利用する場合の料金も確認しましょう。

次のような機能は、オプション費用が必要になる場合があります。

• API連携
• データ容量の追加
• 高度なレポート
• 外部システム連携
• 承認フロー
• 自動化機能
• セキュリティ機能
• 専任サポート

導入後の設定変更、レポート追加、組織変更への対応などに費用がかかる場合があります。

自社の管理者で変更できる範囲と、ベンダーへの依頼が必要な範囲を確認しておくことが大切です。

SFAの料金体系や費用の内訳については、SFAの費用相場と料金を比較するポイントで詳しく解説しています。

案件管理・予実管理システムのベンダーやパッケージを比較する際は、次の観点を確認しましょう。

1. 自社と近い業界・営業形態の導入実績があるか
2. 案件管理と予実管理を同じデータで行えるか
3. 管理項目や商談フェーズを柔軟に設定できるか
4. レポートやダッシュボードを自社で変更できるか
5. 営業担当者が無理なく入力できるか
6. 導入支援や定着支援を受けられるか
7. 将来的な利用人数や管理範囲の拡大に対応できるか
8. 既存システムと連携できるか
9. 必要なセキュリティ要件を満たしているか
10. 初期費用を含む総額が予算に合っているか

インターネット上のレビューも参考になりますが、評価だけで判断するのではなく、自社の運用を再現できるかをデモで確認することが重要です。

システムのデモを受ける際は、ベンダーが用意した一般的な説明を見るだけでなく、自社の業務を想定した操作を確認しましょう。

新規案件を登録し、金額、フェーズ、受注予定日、次回アクションを更新するまでの操作を確認します。

入力に時間がかかりすぎないか、営業担当者が日常的に使えるかを見極めましょう。

売上目標に対して、実績と見込みがどのように表示されるかを確認します。

担当者別、部門別、拠点別、月別に表示を切り替えられるかも重要です。

営業会議でどの画面を見るのかを確認しましょう。

一覧から案件の詳細を確認できるか、条件を絞り込めるか、レポートから対象案件へ移動できるかを見ておく必要があります。

運用開始後は、営業方針や組織体制の変化によって、確認したい数字も変わります。

ベンダーへ依頼しなくても、自社の管理者がレポートを変更できるか確認しましょう。

可能であれば、現在使用している案件管理表や予実管理表をベンダーへ共有し、自社の管理項目を使ったデモを依頼しましょう。

一般的なサンプルデータよりも、導入後の運用を具体的にイメージできます。

現在使用しているExcel、システム、管理項目、レポートを洗い出します。

誰が、いつ、どの情報を入力し、どのように集計しているのかを整理しましょう。

現在の管理方法で発生している課題を整理し、優先順位を決めます。

すべての課題を一度に解決するのではなく、特に改善したい業務を明確にすることが重要です。

案件管理、活動履歴、売上予測、予実管理、レポートなど、必要な機能を整理します。

必須機能と、将来的に利用したい機能を分けておくと比較しやすくなります。

複数のベンダーから資料を取り寄せ、機能、価格、導入支援、操作性を比較します。

機能一覧だけで判断せず、デモで実際の操作を確認しましょう。

最初からすべての部署や業務を対象にすると、設計や入力ルールが複雑になりやすくなります。

特定の営業部門や案件種別から開始し、運用を確認しながら対象範囲を広げる方法が有効です。

導入後は、ログイン率、案件登録率、活動入力率などを確認します。

入力されていない場合は、営業担当者の意識だけを原因にせず、項目数や操作方法に問題がないか見直しましょう。

詳細な分析を行うために項目を増やしすぎると、営業担当者の入力負荷が高くなります。

利用目的が明確でない項目は設けず、必要最低限の入力から始めることが重要です。

システムを導入しても、従来のExcelを残したままでは二重入力が発生します。

どの情報をどのシステムで管理するかを決め、正式な管理場所を統一しましょう。

案件金額や受注確度だけを登録しても、その根拠が分からなければ正確な売上予測にはつながりません。

顧客の検討状況、決裁者との接触、競合状況、次回アクションなどもあわせて確認する必要があります。

営業組織や商品、営業プロセスは変化します。

導入時の設定を使い続けるのではなく、定期的に項目、フェーズ、レポート、入力ルールを見直しましょう。

SFAが定着しない原因や改善方法は、SFAを定着させるためのポイントでも解説しています。

案件管理と予実管理を一元化することで、営業担当者が登録した案件情報を売上見込みや予算達成率へ反映できるようになります。

二重入力や集計作業を削減できるだけでなく、目標との差を早い段階で把握し、具体的な対策を検討しやすくなります。

特に、次のような企業には一元化の効果が期待できます。

• Excelで案件管理と予実管理を行っている
• 売上見込みの精度に課題がある
• 営業会議前の集計作業に時間がかかっている
• 案件の放置や対応漏れを減らしたい
• 担当者別・部門別の数字をリアルタイムで確認したい

システム選定では、機能や価格だけでなく、入力のしやすさ、レポートの自由度、導入支援、運用開始後の定着支援まで含めて比較することが大切です。

営業支援ツール「GoCoo!SFA」では、顧客情報、案件情報、営業活動、売上見込みを一元管理できます。

自社の営業プロセスに合わせて案件項目、商談フェーズ、レポート、ダッシュボードを設計することで、案件管理から予実管理まで一貫した営業マネジメントを実現できます。

現在Excelで案件管理や予実管理を行っている企業や、既存システムの運用に課題を感じている企業は、実際の管理表をもとにしたデモで、一元化後の運用イメージをご確認ください。

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